Общие замечания

Согласно федеральному закону ФЗ54 при осуществлении наличных денежных расчётов и расчётов с использованием платёжных карт в случаях продажи товаров, выполнения работ и оказания услуг в обязательном порядке применяется контрольно кассовая техника. Согласно закону некоторые организации могут осуществлять наличне денежные расчёты без применения контрольно кассовой техники в случае оказания услуг населению при услвии выдачи ими соответствующих бланков строгой отчётности. Формы таких бланков, а также перечень услуг, для которых возможно их применение, определяет правительство Российской Федерации. Также в законе перечислены некоторые виды деятельности, для которых разрешены денежные расчёты без использования контрольно-кассовой техники.

Наличные денежные расчёты без применения контрольно кассовой техники облагаются штрафом в 400-500 МРОТ для огранизаций и 40-50 МРОТ для граждан (индивидуальных предпринимателей).

Поэтому, если вы не нашли себя среди освобождённых законом организаций, а также если вы используете наличные расчёты, то вам придётся приобретать контрольно-кассовую машину. Согласно закону, на территории Российской Федерации применяются модели контрольно-кассовой техники, включённые в Государственный реестр. В случае исключения из Государственного рееста ранее применявшихся моделей контрольно-кассовой техники их дальнейшая эксплуатация осуществляется до истечения нормативного срока их амортизации, который составляет 7 лет, отсчитываемых от даты выпуска контрольно-кассовой машины.

Контрольно-кассовая техника должна быть:

  • Зарегистрирована в налоговом органе по месту учёта организации или индивидуального предпринимателя. При этом выдаётся карточка регистрации контрольно-кассовой машины, в которой указывается место установки. Сейчас налоговая инспекция требует регистрации контрольно-кассовой техники и по месту её применения (если они находятся в различных субъектах федерации).
  • Быть исправной и опломбированной в установленном порядке. Исправность контрольно-кассовой машины подразумевает, что она правильно исполняет кассовые операции, а также проходила ежегодную проверку, о чём свидетельсвует средство визуального контроля "Сервисное обслуживание". На ежегодную проверку исправности (установку голограммы сервисного обслуживания) отпущен первый квартал каждого года. Отсутствие голограммы на кассовом аппарате может быть расценено проверяющими, как неисправная контрольно-кассовая машина. Опломбирование контрольно-кассовой машины производят центры технического обслуживания.
  • Иметь фискальную память и эксплуатироваться в фискальном режиме. Включение фискальной памяти контрольно-кассовой машины производится в налоговых органах в момент регистрации. На каждом чеке, отпечатываемом на контрольно-кассовой машине, присутствует специальный признак фискального режима. К сожалению, он различен для различных моделей, но для каждой кассовой машины в руководстве по эксплуатации приведён пример чека с признаком фискального режима.

Кроме того, на данный момент в государственном реестре находятся модели контрольно-кассовой техники оснащённые кроме фискальной памяти ещё и дополнительным блоком ЭКЛЗ осуществляющим криптографическую подпись каждого пробиваемого на кассе чека. Подробно о функционировании контрольно-кассовых машин с ЭКЛЗ можно почитать здесь.

Различие моделей контрольно-кассовой техники.

Все модели контрольно-кассовой техники, перечисленные в государственном реестре разделены на четыре группы по исполнению:

  • Автономная контрольно-кассовая машина. Автономные контрольно-кассовые машины разработаны с учётом применения их в автономном режиме, то есть без подключения к компьютеру или каким-либо дополнительным устройствам. Обычно они комплектуются аккумулятором для возможности работы на выезде.
  • Пассивные системные контрольно-кассовые машины. Пассивные контрольно-кассовые машины имеют возможность подключения к компьютеру для организации систем автоматизации товароучёта. При этом пассивная системная машина не может являться инициирующим обмен устройством в контрольно-кассовой сети. Также недопустимо внешнее управление пассивной системной контрольно-кассовой машиной с компьютера. Пассивная системная контрольно-кассовая машина может применяться как автономная, то есть без подключения компьютера или других дополнительных устройств.
  • Активные системные контрольно-кассовые машины. Данный тип машин предполагает применение машины в автоматизированной системе товароучёта. Причём машина может выступать инициирующим обмен устройством. Активные контрольно-кассовые машины обычно исполняются в виде компьютерно-кассовых комплексов или POS-терминалов. При этом весь комплекс является самой машиной и должен быть опломбирован в установленном порядке, а также иметь сертифицированное програмное обеспечение. Фискальный регистратор. Данный тип контрольно-кассовой машины подразумевает применение её в составе компьютерно-кассовой системы и управление машиной только с компьютера. Фискальный регистратор представляет собой фискальный принтер чеков, где в одном устройстве собраны печатающий чеки механизм и плата фискальной памяти. Фискальный регистрато обычно не имеет ни клавиатуры (за исключением клавиш продвижения бумаги) ни индикатора. Фискальный регистратор подключется к любому компьютеру через последовательный порт (или порт USB для новых моделей). Протокол обмена фискального регистратора открытый и специальной сертификации применяемого на компьютере програмного обеспечения не требуется, хотя внутреняя программа самого фискального регистратора как и у всех контрольно-кассовых машин, обязательно проходит сертификацию при включении модели контрольно-кассовой техники в государственный реестр.
Кроме исполнения контрольно-кассовой техники при внесении модели в государственный реестр ещё учитывается сфера применения. Определены четыре сферы применения:
  • Торговля. Подразумевает, что кассовый аппарат применяется при реализации товаров.
  • Услуги. Данная группа подразумевает, что кассовый аппарат применяется при принятии наличных денег за оказанные услуги. Для некторых машин этой группы присутствует упоминание "Кроме транспорта, почтовой связи и электросвязи". Такое упоминание означает, что данная модель кассового аппарата не соотвествует специфическим требованиям данного ведомства. При этом у вас могут возникнуть проблемы при регистрации такой модели машины, если в перечне ваших видов деятельности есть вид деятельности хоть отдалённо похожий на эти группы. Например, приём оплаты за услуги доступа в интернет налоговая инспекция может потредовать применение кассового аппарата, разрешёного для электросвязи.
  • Для торговли нефтепродуктами и газовым топливом. Данная группа контрольно-кассовых машин означает применение их на заправочных станциях совмесно с контроллерами ТРК. Следует отметить, что каждая модель контрольно-кассовый машины проходила освидетельстование с органиченным числом контроллеров управления топливораздаточными колонками. Применение этой машины с другими ТРК не допускается.
  • Для отелей и ресторанов. Данная группа контрольно-кассовой техники подразумевает возможность оформления чека заказа, а потом оформления фискального чека по этому заказу. То есть одновременно на контрольно-кассовой машине из этой группы может быть открыто несколько чеков, что невозможно для моделей из других групп. Разъяснения, выдаваемые налоговыми органами, по поводу понятия ресторан полагают, что в ресторане оплата заказа производится после его оформления и получения. При оплате заказа до его получения, как это производится в столовых, возможно применение контрольно-кассовых машин из группы "Торговля". При этом также необходимо, чтобы в названии предприятия не присутствовало слов "Отель" или "Ресторан", так как в противном случае вам не избежать приобретения контрольно-кассовой машины из этой группы, а они стоят дороже своих аналогов из других групп.

Поэтому, выбирая контрольно-кассовую машину, нужно прежде всего обращать внимание на соответствие сферы применения. Налоговая инспекция при регистрации кассового аппарата заносит вид деятельности в карточку регистрации контрольно-кассовой машины. При этом этот вид деятельности вы указываете в заявлении на постановку контрольно-кассовой машины на налоговый учёт. При этом налоговая проверит соответствие этого вида деятельности списку разрешённых для вашей организации. То есть организация, которая осуществляет приём денег за услуги электросвязи, может зарегистрировать кассовый аппарат первой группы, если она кроме своей основной деятельности имеет магазин, в котором продаются какие-то товары народного потребления. У налоговой инспекции нет оснований отказать фирме в регистрации данного кассового аппарата, но при этом следует понимать, что фирма не может использовать этот аппарат для приёма денег за услуги электросвязи, так как он не соответствует группе по класификатору.

Обязательные операции, выполняемые всеми кассовыми машинами.

Для каждой группы класификатора контрольно-кассовых машин есть перечень обязательных операций, которые должна выполнять контрольно-кассовая машина. Кроме обязательных есть ещё и дополнительные операции, а также опционно программируемые режимы. Поэтому, выбирая контрольно-кассовую машину, надо обращать внимание на возможности контрольно-кассовых машин, чтобы потом не было сюрприза. Например, в требованиях на контрольно-кассовые машины любой группы упоминается, что они должны уметь учитывать четыре вида налогов. При этом нигде не сказано, как они должны это делать. Поэтому, получается, что некоторые машины умеют выделять налог из суммы продажи, а другие увеличивают сумму продажи на процент налога. Некоторые машины умеют печатать в чеке и процент налога и его название, другие же не умеют печатать ни того, ни другого. Сейчас требуется выделение НДС в чеке при наличных расчётах между юридическими лицами.

Однако, некоторые модели контрольно-кассовых машин не умеют выделять сумму НДС в чеке, другие же печатают только выделяемую сумму и процент налога, но без его названия (НДС), третьи - умеют работать только с одной ставкой НДС. При этом применение этих моделей в магазинах не вызывает никаких проблем. Также на некоторых машинах можно перепрограммировать названия отделов, и других выводимых в чеке описаний, другие же машины имеют фиксированный формат чека. К обязательным операциям, выполняемым всеми контрольно-кассовыми машинами можно отнести следующий перечнь операций:

  • Возможность офрмления в чеке нескольких покупок. Это означает, что при продаже товаров в магазине в кассовый аппарат можно вводить сумму каждого товара, приобретённого покупателем, а не только общую сумму чека. При этом аппарат печатает отдельной строкой сумму каждой покупки в рублях и через точку копейках. Следует отметить, что во многих аппаратах количество регистрируемых товаров ограничено, например в АМС-100К можно оформить в одном чеке не более 40 покупок, а в фискальном регистраторе Штрих-ФР-К в одном чеке не может быть больше ста покупок.
  • Возможность указания количества товара. На любом кассовом аппарате есть возможность использования операции умножения, то есть ввести количество приобретаемого товара, нажать клавишу умножения, ввести цену приобретаемого товара и закончить ввод покупки. При этом кассовый аппарат автоматически произведёт умножение цены на количество и определит сумму покупки. Следует отметить, что на большинстве аппаратов количество может быть введено до трёх дробных знаков, что позволяет продавать весовой товар, вводя вес товара и цену одного килограмма. Операция умножения печатается на чеке, что позволяет видеть покупателю количество купленного им товара.
  • Возможность расчёта сдачи. Это означает, что в кассовом аппарате можно указать не только цену приобретаемого клиентом товара, но и сумму наличных денег, предоставленную покупателем к оплате. Кассовый аппарат вычитает из этой суммы стоимость всех покупок, высвечивает на экране и печатает в чеке сумму сдачи, которую кассир должен выдать покупателю. Таким образом, на чеке обязательно присутствует общий итог по чеку, а при вводе сдачи ещё и сумма предложенная покупателем, а также сумма сдачи, выданной ему. Все суммы печатаются в рублях и через точку копейках. При этом сумма, предложенная покупателем, а также сумма сдачи являются нефискальными данными, то есть они не имеют отражения ни в каких счётчиках кассового аппарата.
  • Печать в чеке даты и времени оформления чека. В каждом кассовом аппарате установлена микросхема часов реального времени, которая отслеживает изменение даты и времени. Микросхема имеет резервное питание, поэтому отсчёт времени не прекращается и после выключения кассового аппарата. На одну рабочую смену отпускается не более 24 часов. После превышения 24 часов с момент пробития первого чека в данной смене оформление чеков блокируется, и касса требует снятие отчёта закрытия смены. Согласно правилам функционирования контрольно-кассовых машин установка даты и времени в контрольно-кассовой машине возможно только при закрытой смене (то есть до первого пробитого чека с момент снятия отчёта закрытия смены), причём дата не должна быть ранее, чем дата последнего закрытия смены. Время при закрытой смене можно устанавливать как угодно, а при открытой смене на некоторых кассовых аппаратах возможна установка времени не ранее, чем время последнего пробитого чека. То есть, если нужно перевести время на час назад, то нужно или ждать час и не пробивать ни одного чека, или закрывать смену, переводить время и продолжать работу в новой смене.
  • Печать на чеке признака фискального режима. Каждый аппарат может работать в двух режимах: обучающем и фискальном. В обучающем режиме кассовый аппарат работает до его регистрации в налоговых органах, то есть до проведения процедуры включения фискального режима. В обучающем режиме на чеке признак фискального режима отсутствует, а также при снятии отчёта закрытия смены никакой записи в фискальную память не производится. Обучающий режим предназначен для ознакомления кассира с основными режимами работы аппарата. Категорически запрещается работа на кассовом аппарате в обучающем режиме! На некоторых аппаратах в обучающем режиме на каждом чеке печатается слово "Нефискальный". После проведения в налоговых органах процедуры включения фискальной памяти кассовый аппарат начинает работать в фискальном режиме. Сумма каждого чека отражается в дневном итоге, а после снятия отчёта закрытия смены дневной итог записывается в фискальную память. Перевести кассовый аппарат обратно в обучающий режим нельзя! О точном виде признака фискального режима можно узнать из инструкции оператора на ваш кассовый аппарат или проконсультироваться в центре технического обслуживания.
  • Возможность оформления чека возврата. Если был неправильно пробит чек, а также производится возврат товара, то на кассовом аппарате можно оформить чек возврата. В этом случае надо помнить, что помимо чека возврата в налоговой инспекции требуют обязательно оригинал чека, а также оформленный по этому чеку акт по формке КМ-3. Без оригинала чека они вправе не засчитать возврат. На данный момент налоговые инспекции не требуют оформления чека возврата, достаточно только правильно оформленной формы КМ-3 и оригинала чека. Это связано с тем, что на разных кассовых аппаратах операции возврата товара выполняются по разному. На некоторых аппаратах сумма необнуляемого итога уменьшается на сумму возврата, на других же аппаратах возврат никак не влияет на необнуляемый итог.
  • Печать на чеке названия и ИНН организации, на которую зарегистрирован кассовый аппарат. Название организации в аппаратах программируется или при вводе в эксплуатацию или при проведении процедуры регистрации кассового аппарата в налоговых органах. Название должно соответствовать полному или краткому названию организации, указанному в регистрационных документах. Если название организации меняется (но не меняется ИНН), необходимо связаться с центром технического обслуживания, чтобы название было перепрограммировано. Если меняется и название и ИНН организации, то требуется процедура перерегистрации аппарата в налоговых органах. При этом на аппаратах с ЭКЛЗ требуется проведение замены ЭКЛЗ. Иногда случается так, что название на аппарате изчезает. Это может быть связано с тем, что кассир пытался изменить какие-то настройки и случайно сбросил название, а также в случае зависания кассового аппарата в результате скачка питающего напряжения. В любом случае кассир обязан немедленно связаться с центром технического обслуживания и по возможности прекратить работу на этом кассовом аппарате, так как пробитие чека без названия организации может быть расценено проверяющими как неприменение кассового аппарата.
  • Снятие отчёта текущих показаний. На разных аппаратах есть возможность снимать отчёты о текущих показаниях счётчиков контрольно-кассовой машины. Обычно эти отчёты называются X-отчётами (или отчётами показаний). На самых простых машинах чаще всего можно снять только один отчёт, а на более сложных можно задавать детализацию по отделам, кассирам и т.п. В любом случае, отчёт показаний печатает на чековой ленте текущие показания кассовой машины. Если кассир снимает такой отчёт в начале дня, то все показания (за исключением необнуляемого итога) должны быть нулевые. Это должно говорить кассиру о том, что на кассе с момента снятия последнего отчёта закрытия смены никто не работал.
  • Снятие отчёта закрытия смены. В конце рабочего дня кассир обязан снять отчёт закрытия смены и записать его показания в книгу кассира-операциониста. После снятия отчёта закрытия смены все текущие счётчики кассовой машины обнуляются. Также обычно после закрытия смены доступны возможности программирования режимов работы кассового аппарата. Согласно требованиям к контрольно-кассовым машинам Продолжительность одной смены на кассовом аппарате не должна превышать 24 часа. Открытием смены считается или процедура открытия смены или первый оформленный на кассовом аппарате чек. После прохождения 24 часов с этого момента оформление чеков на кассовом аппарате будет блокировано. Для продолжения работы будет необходимо снять отчёт закрытия смены.

Кроме перечисленных обязательных выполняемых кассовым аппаратом есть ряд дополнительных возможностей, которые хоть и оговорены в технических требованиях, но реализованы не на всех кассовых аппаратах.

Дополнительные возможности контрольно-кассовых машин.

Здесь мы перечислим некоторые возможности контрольно-кассовых машин, которые могут быть вам полезны, но реализованы не на всех контрольно-кассовых машинах.

  • Основной дополнительной возможностью контрольно-кассовой машины, на которую следует обратить внимание, является возможность выделения в чеке суммы налога на добавленную стоимость (НДС). К сожалению, не все кассовые аппараты умеют выделять из сумму покупки или общей суммы чека сумму НДС, а также не все аппараты поддерживают возможность одновременного использования нескольких ставок НДС. Если вы реализуете товары различных групп НДС юридическим лицам, то вам обязательно надо обратить внимание на то, чтобы приобретаемый вами кассовый аппарат поддерживал выделение в чеке нескольких ставок НДС. В противном случае у ваших покупателей могут возникнуть проблемы при попытке зачёта НДС по вашим продажам.
  • Возможность регистрации покупок в несколько секций. На большинстве кассовых аппаратов присутствует несколько секционных клавиш, позволяющих регистрировать покупку в одну из секций. Секцией в кассовом аппарате считается отдельный счётчик продаж, значение которого увеличивается при оформлении покупки в эту секцию, при этом на чеке печатается не только сумма покупки, но и номер секции. В отчёте показаний обычно выводятся показания по всем секциям, причём отдельно для каждой секции, а также может выводится количество продаж в эту секцию. Число секций на кассовом аппарате ограничено и обычно равно 8, так как ЭКЛЗ поддерживает только 8 секций.
  • Возможность работы на кассовом аппарате нескольких кассиров. На кассовом аппарате можно задать пароль кассира, который кассир должен будет вводить при входе в кассовый режим. На большинстве кассовых аппаратов есть возможность задания нескольких паролей, и соответственно, возможносто работы нескольких кассиров. При этом для каждого кассира учитывается общая сумма пробитых им чеков. Это позволяет разделить учёт и ответственность нескольких человек, работающих на кассовом аппарате. К сожалению, в отличие от отделов, показания по кассирам на основном отчёте показаний обычно не выводятся, а необходимо снимать отдельный отчёт по кассирам. Так как кассовый аппарат изначально был придуман именно для контроля за кассирами, то он до сих пор сохранил эти функции. Можно отдельно задать пароль администратора, который вводится при снятии каких-либо отчётов на кассе, что не позволи кассиру проверять общий итог по кассовому аппарату и соответственно, не позволит кассиру обманывать покупателей и хозяина.
  • Возможность безналичного расчёта. Согласно закону при принятии оплаты за товар с применением платёжных карт необходимо оформление чека на кассовом аппарате. Если оформлять обычный чек, то у вас в счётчике "Наличные в кассе" будет сумма заведом большая, чем сумма денег в денежном ящике. Для проверяющих это может являться нарушением. Поэтому приходится пробивать сумму по пластиковой карте или в другой отдел (при этом должна быть должностная инструкция для кассира, в которой сказано, что суммы расчётов по пластиковым картам пробивается в такой-то отдел) или использовать другие виды оплаты. На некоторых кассовых аппаратах есть специальные ражимы завершения чека, когда на чеке печатается название другого вида оплаты, а сумма чека отправляется в счётчик, отличный от счётчика "Оплата наличными". Это позволяет избежать написания должностных инструкций, а также неразберихи с показаниями счётчика "Наличные в кассе". Следует обратить внимание, что некоторые кассовые аппараты вообще не имеют счётчика "Наличные в кассе", а имеют только счётчик "Итог за день".
  • Возможность использования скидок-надбавок. Если ваш магазин принимает дисконтные карты, то это значит, что вы даёте клиентам скидку на весь чек, а если у вас продаётся какой-то товар со скидкой, то, возможно, вы хотите отобразить информацию о скидке в чеке. В противном случае вам придётся рассчитать на компьютере или калькуляторе общую стоимость приобретённого покупателем товара, вычислить скидку и пробить чек на общую сумму. К сожалению, скидки-надбавки реализованы не на всех аппаратах, и более того на всех аппаратах по разному. Например, АМС-100К позволяет оформлять скидки-надбавки на весь чек, при этом сумма скидки-надбавки вводится с клавиатуры, и самое главное, что при этом невозможно одновременное использование скидок-надбавок и выделения суммы НДС в чеке. В ЭКР-2102К скидка может назначаться как на покупку, так и на чек, но при этом можно запрограммировать только 4 фиксированных скидки и 4 фиксированных надбавки.
  • Возможность программирования товаров/услуг. На некоторых кассовых аппаратах можно запрограммировать ограниченное число фиксированных цен. Фиксированной ценой обычно является значение цены, соответствующее номеру фиксированной цены, а также название товара (ограниченную несколькими символами). При этом при оформлении чека с фиксированной ценой вводится не цена товара, а код товара. Если потом произойдёт изменение цены товара, то можно будет запрограммировать новое значение, а код останется прежним. Кроме того, в конце дня можно снять отчёт по продажам товаров, где будет перечислено количество проданных товаров, а также общая сумма выручки по ним. К сожалению, на большинстве кассовых аппаратов изменение каких-либо параметров фиксированных цен возможно только после закрытия смены, что сильно ограничивает применение кодов цен. Изменение цены и параметров товаров в течении смены возможно только на кассовом аппарате Samsung-ER4615RF.
  • Возможность подключения контрольно-кассовой машины к компьютеру. Пассивные системные и активные системные кассовые машины можно подключать к компьютеру. При этом можно или программировать внутреннюю базу товаров или использовать режим запроса данных товара по коду с компьютера. Это позволяет автоматизировать товароучёт, а также печатать больше полезной информации в чеке. Более подробно об автоматизации можно почитать здесь.

У кассовых аппаратов есть ещё масса дополнительных возможностей, но мы на этом остановимся, а более подробную информацию о каждом кассовом аппарате можно узнать из таблицы характеристик кассовых аппаратов.

Рекомендации по выбору аппарата.

Прочитав всё сказанное выше вы должны составить представление о том, что умеют контрольно-кассовые машины. Что-то из этого может оказаться очень важным для вас, а что-то, наоборот, совсем ненужным. Также следует немного задуматься о развитии вашего бизнеса, так как может оказаться, что то, что вполне устраивает вас на данный момент, в будущем может наоборот оказаться ненужным и непригодным. На данный момент цены на кассовые аппараты достаточно высоки, чтобы проявить достаточную степень ответственности при выборе. Вы всегда можете придти в ЦТО и посмотреть те модели, которые предлагаются в продаже. По вашим требованиям их могут запрограммировать и показать наглядно, что и как умеет делать та или другая машина.